SAM czy ADDIE? Czyli o zarządzaniu projektem e-learningowym w praktyce

To będzie wpis o tym, czego nauczyły nas porażki, czyli dlaczego nie piszemy scenariuszy szkoleń e-learningowych i jak wykorzystaliśmy zwinne podejście do e-learningu. A przede wszystkim – co z tego mają klienci i odbiorcy.

Zobacz nagranie do tego posta >>>

Słaby koniec na dobry początek

Kilka miesięcy intensywnej pracy, ustaleń, spotkań, poprawek, finezji scenarzystów, deweloperów i grafików, a na koniec okazuje się, że… nie o to chodziło. To największe ryzyko, jakie może wystąpić w projekcie e-learningowym. Pozostaje albo przyjąć produkt takim, jaki jest, albo usunąć go z pamięci – komputera i sfrustrowanego zespołu. Sami przeżywaliśmy tego rodzaju porażki, szczególnie gdy w 2010 zaczynaliśmy działalność. Postanowiliśmy przyjrzeć się temu, jak prowadziliśmy projekty i wyciągnąć wnioski, by nie popełniać tych samych błędów przy kolejnych realizacjach.

Ten zły ADDIE

Namierzyliśmy winnego. Nie był to konkretny pracownik, ale często stosowany sposób zarządzania projektami - model ADDIE. Rozszyfrujmy ten akronim i miejmy na uwadze, że to podejście kaskadowe (waterfall model), w którym następny etap zaczyna się dopiero, gdy skończy się poprzedni.

A jak analysis, czyli analiza

Na tym etapie ustala się dla projektu:

• cele,
• zakres,
• odbiorców,
• budżet,
• harmonogram,
• technologię.

Samo rozpoczęcie projektu od dokładnego planu nie jest złym pomysłem. Jednak nie da się zaplanować wszystkiego. Dochodzi do tego istotne ryzyko stałej ceny (fix price), którą w korporacyjnych realiach trudno renegocjować, nawet gdy potrzeba zmian jest naprawdę konieczna.

D jak design, czyli projektowanie

Na tym etapie schodzimy w planowaniu do poziomu podziału materiału na jednostki, doboru metod edukacyjnych oraz zaprojektowania przykładowych ekranów. Analogicznie jak w projekcie budowlanym - najpierw musi powstać szczegółowy projekt, zanim robotnicy wbiją pierwszą łopatę.

D jak develop, czyli rozwój

To najbardziej pracochłonna część projektu, podczas której powstają teksty, grafiki, ekrany, animacje, mechanizmy. Praca opiera się na wcześniejszych planach i potwierdzonych założeniach dotyczących koncepcji, technologii i scenariusza.

I jak implement, czyli implementacja

To moment, w którym efekt pracy, czyli szkolenie e-learningowe, trafia do użytkowników końcowych. Najczęściej poprzez platformę e-learningową (ang. LMS – Learning Management System). Na tym etapie ustala się, komu i kiedy przypisać szkolenie, czy jest ono obowiązkowe, czy ma zakończyć się certyfikatem, jak długo ma być dostępne itd.

E jak evaluate, czyli ewaluacja

Teoretycznie na tym etapie powinniśmy zebrać informację zwrotną, by ulepszyć projekt. W praktyce albo pomija się ten etap, albo poprzestaje na prostej ankiecie.

Przebieg tego modelu wydaje się jasny i całkiem wygodny. Kluczowe są potwierdzenia, a nawet formalne odbiory, poszczególnych etapów. Model ADDIE jest prosty, ale mało elastyczny. Jeśli założyliśmy na etapie analizy konkretną technologię i harmonogram, a na etapie rozwoju pojawia się potrzeba zmian, która jest pracochłonna i wymaga np. zmiany narzędzia, zmiana może być bardzo kosztowna. A im później pojawia się zmiana, tym więcej kosztuje.

Scenariusz szkolenia e-learningowego? Nie, dziękuję

Scenariusz szkolenia jest charakterystycznym dla wielu projektów e-learningowym elementem z fazy projektowania. To najczęściej obszerny dokument, w którym szczegółowo opisywana jest zawartość każdego ekranu – od tekstów, które mają się tam znaleźć, po szczegóły grafik czy animacji. Brzmi nieźle, ale w LLidero nie piszemy scenariuszy. Dlaczego? Ponieważ wiele razy przekonaliśmy się, że klient zupełnie inaczej postrzega treści w scenariuszu niż te, które są już na ekranie. I na nic kilka tygodni pracy nad pisaniem i potwierdzaniem. Zgodnie z modelem ADDIE coś, co pojawi się na późniejszym etapie, czyli rozwoju, powinno być zgodne z tym, co ustaliliśmy w fazie planowania. Projektowa rzeczywistość pisze jednak własne – nomen omen – scenariusze.

‍

Czy zatem warto iść na żywioł i pracować bez planu? Nie, planować trzeba, ale reagowanie na zmiany trzeba przedłożyć – za orędownikami metodyk zwinnych (agile) – nad podążanie za planem, a współpracę z klientem i działające oprogramowanie ponad formalne ustalenia i obszerną dokumentację.

Elastyczny SAM 1

Z pomocą przychodzi koncepcja Michaela Allena, o którego modelu CCAF pisaliśmy wcześniej. W modelu SAM1 wyróżniamy trzy kluczowe fazy:

1. Design (projektowanie)
2. Evaluation (ocena)
3. Development (rozwój)

Pracujemy w nim na małych kawałkach, które udoskonalamy. W szkoleniu e-learningowym zaczynamy więc projektowanie fragmentu tekstu, który dość szybko opracowujemy technicznie i weryfikujemy wspólnie z klientem. Nie ma tu rozdźwięku między zatwierdzonym etapem scenariusza a tym, co z niego powstanie na ekranach. Klient widzi i ocenia od razu działający fragment szkolenia. Jeśli pomysł był chybiony, wracamy do etapu projektowania, wprowadzamy modyfikacje i ponownie weryfikujemy. Takie podejście pozwala uniknąć drogich i bolesnych zmian, gdy wydaje się nam – jak lisowi z wiersza Adama Mickiewicza - że już byliśmy w ogródku i witaliśmy się z gąską.

‍

Model ten, choć jest znacznie bardziej elastyczny, również ma swoje ograniczenia. Pasuje przede wszystkim do małych produkcji, np. pojedynczej animacji. W przypadku większych projektów e-learningowych, szczególnie realizowanych dla klientów biznesowych i administracji, wymaga on pewnych modyfikacji. Ryzykiem jest bowiem dążąca do nieskończoności liczba iteracji, w których poszukujemy ideału.

‍

Ideałem byłoby więc prowadzić projekt w sposób liniowy i z niezbędnymi formalnościami, ale pozwalający elastycznie podchodzić do zmian.

Na kłopoty… SAM 2

W projektach, które realizujemy, z powodzeniem sprawdza się rozbudowane przez Michaela Allena podejście – SAM 2. Zacznijmy od omówienia jej faz.

Faza przygotowania (preparation phase)

Najpierw określamy problemy i cele szkoleniowe. Szczegóły tego etapu omawialiśmy w naszych postach o problemach i celach szkoleniowych oraz wykorzystaniu modelu Kirkpatricka w projektowaniu. Ustalone na tym etapie założenia oraz koncepcję pozwalają nam określić ramy, tzn. czas trwania szkolenia, harmonogram projektu oraz jego budżet.

‍

Na granicy między tą fazą a następną opracowujemy i konsultujemy Strategiczną Kartę Szkolenia (SKS), w której spisujemy problemy, cele na czterech poziomach, grupę docelową, koncepcję z opisem kluczowej interakcji, zasad zaliczenia, fabuły, struktury itd. Przydaje się nam w tym również metodyka CCAF. Klient może zestawić pomysł na szkolenie z potrzebami biznesowymi. W ten sposób neutralizujemy ryzyko, że to, co powstanie, nie odpowiada na zapotrzebowanie organizacji.

Faza iteracyjnego projektowania (iterative design phase)

Proponujemy i konsultujemy koncepcję, ale nie zamykamy prac nad nią. Trzeba ją bowiem zweryfikować. To jest przedmiotem prac na tym etapie. Piszemy fragment tekstów i opracowujemy na ich podstawie próbkę, czyli pierwsze ekrany. Użytkownicy mogą zobaczyć, przeklikać, usłyszeć, czyli doświadczyć tego, jak pomysł działa – jak wyglądają postacie, jak angażujemy uczestników itd.

‍

Pracujemy tu iteracyjnie – przygotowujemy pierwszą wersję, sprawdzamy ją wewnętrznie, wprowadzamy poprawki, zbieramy uwagi klienta, przygotowujemy drugą wersję. To czas na eksperymenty – ustalenie stylistyki szkolenia, głosu lektora, zasad nawigacji itp. Pracujemy aż do uzyskania satysfakcjonującego dla obu stron efektu. Sprawdzamy też zgodność z założeniami i jesteśmy otwarci na ich modyfikację.

‍

Mamy więc pełne doświadczenie klienta, a nie tylko jego wyobrażenia oparte na lekturze tekstu scenariusza. Podejmujemy tu wiążące decyzje, np. co do wyglądu i działania, aby obrać kurs do pełnego rozwoju szkolenia e-learningowego.

Faza iteracyjnego rozwoju (iterative development phase)

W tej fazie powstają ekrany z ćwiczeniami, animacjami i interakcjami. Zmiana założeń jest trudniejsza, a na pewno bardziej kosztowna. Nadal jednak pracujemy iteracyjnie – przygotowujemy wersję np. bez narracji lektorskiej albo mniejszy odcinek, moduł. Na bieżąco omawiamy go z klientem i wprowadzamy konieczne zmiany. Klient może włączyć tu do konsultacji innych interesariuszy.

Podsumowanie

Projekty e-learningowe są projektami informatycznymi. Popularne w IT metodyki zwinne stosujemy z powodzeniem w swoich realizacjach. Podejście SAM 2 równoważy przewidywalność i formalną stronę zarządzania projektem oraz otwartość na zmiany. Ponadto w LLidero patrzymy szeroko na szkolenie – nie tylko na ich metodyczną czy techniczną poprawność, lecz przede wszystkim skuteczność biznesową. Przekonujemy się, że takie podejście pozwala nie tylko dowieźć dobry projekt, lecz przede wszystkim odpowiedzieć na realne potrzeby firm i instytucji, z którymi pracujemy.

‍