Gdybym miał wymienić rodzaj szkoleń e-learningowych, które nieustannie mamy na warsztacie przez 15 lat naszej działalności, byłyby to szkolenia z obsługi oprogramowania. Dotyczy to zarówno aplikacji używanych niemal powszechnie, np. Teams, Outlook, OneDrive, jak i tych, które działają tylko w konkretnej organizacji. Na pierwszy rzut oka to najprostszy do realizacji typ kursu. Wystarczy przecież otworzyć aplikację, włączyć program do nagrywania ekranu i klikać, a gotowe filmiki zmontować jako szkolenie. Czy na pewno to wystarczy? Niekiedy tak. Wszak w ten sposób powstaje mnóstwo bardziej lub mniej profesjonalnie przygotowanych tutoriali na YouTube i w innych serwisach. Co jednak, gdy chcemy nauczyć kierowników sklepów układania grafiku pracy? Albo gdy pracownik działu zakupów musi zebrać do analizy dane z różnych źródeł, by dokonać optymalnego zamówienia? Wówczas instrukcja to za mało.
Od pierwszych projektów szkoleń e-learningowych, które opracowujemy w LLidero, stawiamy na skuteczność. W praktyce oznacza to, że wychodzimy od celów biznesowych – co organizacja naszego klienta ma mieć z danego szkolenia. Firmy chcą realizować swoją strategię i zwiększać zysk, udział w rynku czy lojalność klientów. Instytucje państwowe, samorządowe, edukacyjne czy charytatywne chcą realizować swoje zadania sprawnie i zgodnie z prawem. Szkolenia e-learningowe mają wspierać ten cel. Jaki ma być rezultat szkoleń e-learningowych z obsługi aplikacji? To przede wszystkim optymalizacja procesów, np.:
Osiągnięcie tych celów można mierzyć, np. obserwując, czy zmniejsza się liczba błędów lub zgłoszeń do pomocy technicznej. Gdy określimy z klientem odpowiednią perspektywę, co szkolenie ma wnieść do jego biznesu, ustalamy cele dydaktyczne. Określamy wówczas, jakich kompetencji potrzebują pracownicy, aby osiągnąć te cele. Omawiamy również z klientem kontekst użycia szkolenia:
- czymś zupełnie nowym (np. dla osób, które rozpoczynają pracę),
- aktualizacją wiedzy (np. po zmianach w systemie lub procesie),
- rozwiązaniem najczęściej pojawiających się błędów,
- odpowiedzią na wszystkie powyższe lub jeszcze inne potrzeby.
Informacje o celach biznesowych, dydaktycznych i kontekście użycia oraz innych założeniach do szkolenia spisujemy w Strategicznej Karcie Szkolenia (SKS). Większość naszych klientów zna już ten dokument. Więcej o SKS napisaliśmy w artykule „Jak wykorzystać model Kirkpatricka do projektowania szkoleń e-learningowych?”. Kartę przygotowujemy na podstawie rozmów z naszymi klientami oraz analizy materiałów, które od nich otrzymujemy (instrukcje, prezentacje, nagrania itp.). Gdy dobrze rozumiemy, co chcemy osiągnąć dzięki szkoleniu e-learningowemu, możemy przejść do opracowania jego zawartości.
Co konkretnie robimy, aby szkolenie e-learningowe z obsługi aplikacji nie było instrukcją, ale środkiem do optymalizacji procesów biznesowych? Oto trzy praktyki, które sprawdziły się u naszych klientów.
Rekomendujemy naszym klientom, aby przedstawili scenariusze, które są związane z konkretnym procesem biznesowym, zamiast wymieniać dostępne funkcjonalności danej aplikacji. Dzięki temu mogą skupić się na tym, co użytkownicy mają zrobić, aby wykonać cel, np. złożyć zamówienie, a nie jakie opcje dostępne są w poszczególnych zakładkach. Wykonanie niektórych czynności często wymaga, aby pracownicy skorzystali z różnych elementów w systemie (zakładek, przycisków, formularzy), ale nie wszystkie mają znaczenie.
Najlepiej jeśli scenariusze dotyczą najczęściej wykonywanych czynności lub takich, w których pojawiają się najpoważniejsze błędy. Na podstawie tych informacji powstaje struktura szkolenia, a szczególnie lista nagrań.
Wielokrotnie przekonaliśmy się, że najlepsze warunki do nagrania są następujące:
- techniczny – sprawdzamy, czy są odpowiednie ustawienia (np. rozdzielczość i rozmiar obszaru), czy nagrywanie jest włączone i poprawnie zapisywane, co należy wyciąć, zamazać itp. oraz gdzie i w jaki sposób przechowywane są pliki itp.
- redakcyjny – kontrolujemy postęp nagrań zgodnie z przygotowanym scenariuszem oraz słuchamy komentarzy klienta i notujemy. Zazwyczaj nie nagrywamy komentarzy osoby, która wykonuje akcje na ekranie. Zapisujemy, co się dzieje, co jest ważne, z jakich danych korzystać, czego unikać itp. Następnie taki materiał odpowiednio redagujemy i przesyłamy do autoryzacji klienta. Dopiero tak przygotowany tekst będzie późniejszą narracją w szkoleniu.
Zdarza się, że nasi klienci samodzielnie nagrywają akcje na ekranie. Dzieje się to szczególnie wtedy, gdy jakieś funkcje aplikacji, której dotyczy szkolenie, zostały zmienione lub dodane. Wówczas zapewniamy klientowi wsparcie, przede wszystkim odpowiednie instrukcje oraz oczywiście postprodukcję i osadzenie nowych treści w szkoleniu.
Filmy instruktażowe są dominującą formą w szkoleniach z obsługi aplikacji. Dbamy o to, aby użytkownik otrzymał jasną informację o tym, jak zrealizować konkretne czynności w aplikacji. Dbamy o wysoką jakość nagrania, odpowiednią synchronizację audio z wideo oraz elementy wyróżniające detale na ekranie, np. strzałki, dymki czy zbliżenia omawianych obszarów. Filmy to jednak nie jedyna forma odpowiednia dla tego rodzaju szkoleń.
Jednym z ciekawych uzupełnień są symulacje, czyli interakcje, w których użytkownik ćwiczy wykonanie danej czynności. Za pomocą zrzutów ekranu, elementów wideo i odpowiednich mechanizmów przygotowujemy podobne do prawdziwego systemu środowisko, w którym użytkownik może wykonywać kolejne kroki – klikać elementy, wpisywać dane, reagować na komunikaty itp. Dzięki takiej interakcji użytkownik może bezpiecznie przećwiczyć to, co będzie później robił w działającym systemie. Zazwyczaj opracowujemy symulację w taki sposób, aby użytkownik dostawał instrukcje, co dokładnie ma zrobić krok po kroku.
W kursach e-learningowych z obsługi aplikacji stosujemy także elementy, które występują w większości szkoleń online:
Za pomocą tych elementów zapewniamy różnorodność przekazu, co pozytywnie wpływa na naukę i zadowolenie uczestnika. Zapewniają one również wygodę użycia, np. możliwość przejścia do wybranego filmu przez menu po tym, jak uczestnik zakończył już szkolenie. Test końcowy daje również informację zwrotną, czy poznane treści zostały dobrze przyswojone. To potwierdzenie nie tylko dla samego uczestnika, lecz także - dzięki standardowi SCORM i osadzeniu pliku na platformie e-learningowej obsługującej ten standard – osobom, które nadzorują proces szkoleniowy.
Nasi klienci mogą optymalizować swoje procesy biznesowe, dzięki szkoleniom e-learningowym z obsługi aplikacji. Zebraliśmy wiele praktycznych doświadczeń, które pozwalają sprawnie nagrywać i aktualizować tego rodzaju szkolenia. Wiemy też, o co zadbać, aby przekaz był bardziej wartościowy niż prosta instrukcja. Jeśli możemy pomóc w ten sposób usprawnić procesy w Twojej organizacji, zapraszamy do kontaktu lub skorzystania ze szkoleń z biblioteki szkoleń gotowych, szczególnie technicznych z obsługi Teams, Outlook, OneDrive, Sharepoint oraz Excel.
