Czy i kiedy warto odświeżać szkolenia dla pracowników? [case study]

Szkolenia e-learningowe są jak farba w pokoju. Pomalujesz ściany raz, ale to nie znaczy, że farba będzie wieczna. Po kilku latach trzeba będzie ją odświeżyć. Bo zblaknie (albo zszarzeje, jeśli mówimy o białych ścianach), straci swój pierwotny kolor, coś się odbije, coś się ubrudzi. A może zmienisz zdanie i po prostu postanowisz zmienić ten kolor, żeby był zgodny z obecnymi trendami. Podobnie jest ze szkoleniem e-learningowym. Raz zrobione, nie będzie wiecznie aktualne. Dlatego warto co jakiś czas do niego wracać i je sprawdzać, a w razie potrzeby zdecydować się na ich odświeżenie.  

Ten wpis przygotowaliśmy na podstawie naszych doświadczeń w odświeżaniu naszego szkolenia „Asertywność – droga środka”. Na jego przykładzie pokażemy Ci, na co warto zwracać uwagę podczas odświeżania szkolenia dla pracowników.

1. Zawartość merytoryczna

To, zdaje się, najważniejszy argument do zmian w szkoleniu. Jeśli jest ono oparte na przepisach, np. BHP czy wewnętrzne regulacje, musisz na bieżąco monitorować zmiany, które w nich zachodzą. To samo dotyczy szkoleń z obsługi systemów. Jeśli zmienią się przepisy lub sposób działania aplikacji, musi zmienić się treść w szkoleniu. Czasem to niewielkie poprawki, czasem nieco bardziej czasochłonne. To sytuacja, w której musisz reagować.  

A co w przypadku szkolenia z kompetencji miękkich, gdzie nie zmieniły się przepisy, ale mogło zmienić się podejście albo pojawiły się nowe narzędzia? Nie masz obowiązku wprowadzania zmian, ale jeśli zależy Ci na przekazywaniu aktualnej i możliwie najlepszej wiedzy, to zalecamy aktualizację, przynajmniej co jakiś czas.

Nasz przykład: w szkoleniu z asertywności podejście merytoryczne się nie zmieniło. Podczas przeglądu zauważyliśmy jednak, że niektóre przykłady można zmienić, żeby nie nawiązywały bezpośrednio do pewnych stereotypów. I tak przykład z rozmową kobiet o sukience zamieniliśmy na rozmowę o prezentacji biznesowej. Obecnie dbamy o bardzo wysokie standardy inkluzywności i równości.

2. Podejście metodyczne

Jakie opinie o szkoleniu mają osoby, które w nim uczestniczyły? Czy materiał wydawał im się odpowiedni? A może czegoś zabrakło? Może było za mało ćwiczeń, a szkolenie było po prostu nudne?

Podczas przeglądu szkolenia dla pracowników pod kątem zmian warto wziąć pod uwagę te opinie. Jeśli już zdecydujesz się na zmiany, możesz też pomyśleć, co zrobić, by szkolenie było bardziej atrakcyjne dla uczestników i odpowiadało na ich potrzeby.

Nasz przykład: w szkoleniu z asertywności zmieniliśmy trochę test początkowy – tak by uczestnik szkolenia mógł sprawdzić, jaki jest jego wyjściowy poziom asertywności, a następnie porównać go z poziomem po przejściu szkolenia. Skróciliśmy też niektóre animacje oraz zaprojektowaliśmy niektóre ćwiczenia tak, by były bardziej praktyczne.

3. Język szkolenia

Zastanów się, czy język, którym napisane jest szkolenie dla pracowników, jest przystępny dla osób uczestniczących w nim. Stosowanie zasad prostego języka to obecnie dobra praktyka szkoleniowy, może wcześniej nie było na to takiego nacisku? Możesz też upewnić się, czy w tekstach nie ma literówek oraz czy przecinki są na swoich miejscach.

Nasz przykład: w naszym szkoleniu uprościliśmy niektóre komunikaty oraz zadbaliśmy o inkluzywność przekazu. Obie rzeczy to obecnie nasze standardy językowe w LLidero.

4. Styl graficzny

To jeden z głównych powodów, dla których aktualizujemy zrobione wcześniej szkolenia. Trendy w grafice zmieniają się dość szybko. Coś, co kilka lat temu wydawało się atrakcyjne, teraz już takie nie jest. Obecnie projektujemy szkolenia tak, by było w nich więcej światła, żeby były lżejsze w odbiorze oraz bardziej minimalistyczne. Można też ponownie zweryfikować, czy ekrany są zgodne z najlepszymi praktykami UX - czy użytkownik nie ma żadnych problemów z poruszaniem się po szkoleniu i czy zrozumiałe jest, co powinien kliknąć/zrobić w danym momencie.  

Nasz przykład: w szkoleniu z asertywności zaprojektowaliśmy nową szatę graficzną. Zmniejszyliśmy liczbę użytych kolorów oraz zamieniliśmy styl animacji na bardziej biznesowy, głównie grafiki monochromatyczne i uproszczone. Dzięki temu szkolenie jest znacznie lżejsze i przyjemniejsze w odbiorze.

5. Mechanizmy szkoleniowe

Podczas wprowadzania zmian w szkoleniu dla pracowników warto przyjrzeć się też mechanizmom. To, co najczęściej robimy, to uzupełnianie szkolenia o funkcje, których nie było podczas projektowania szkolenia. W Articulate Storyline to np. dodanie menu i blokad, zmiana warunków zaliczenia szkolenia czy dodanie możliwości powiększenia. Dodajemy też nowy player oraz napisy do animacji i materiałów wideo, które obecnie są standardem.  

Nasz przykład: w szkoleniu dodaliśmy napisy do wszystkich animacji i materiałów wideo. Zmieniliśmy również layout menu na bardziej przystępny i lżejszy.

6. Aktualizacja pozostałych materiałów

Czy w szkoleniu są jeszcze jakieś materiały, które warto byłoby odświeżyć? Np. materiały wideo, których jakość można by poprawić? A załączniki do szkolenia – czy są aktualne i zgodne z najnowszymi trendami graficznymi?  

Nasz przykład: postanowiliśmy ponownie nakręcić materiał wideo zawarty w szkoleniu. Dzięki temu poprawiliśmy jakość nagrań oraz, przy okazji, poprawiliśmy inkluzywność języka w filmach. Poprawiliśmy też graficznie załączniki, które uczestnicy pobierali po przejściu szkolenia.

Jakie zmiany wprowadzać w szkoleniach dla pracowników?

Wiesz już, co można zmienić w szkoleniu dla pracowników i na co zwracać uwagę. Pozostaje odpowiedzieć na ostatnie pytanie – jakie zmiany wprowadzać? To oczywiście zależy od budżetu i czasu, jakim dysponujesz. Jeśli jest niegraniczony, możesz zmienić w zasadzie wszystko. Najczęściej jednak masz do wykorzystania określoną kwotę lub termin. W takiej sytuacji po prostu wybierz to, co jest najważniejsze. Z naszych doświadczeń będzie to: aktualność merytoryczna, styl graficzny i mechanizmy szkoleniowe. Pamiętaj też, że zawsze możesz poprosić o pomoc wykonawcę – by określił, co warto zmienić i ile to będzie kosztować. To jak z tym remontem pokoju – przy okazji zmiany farby możesz też wymienić podłogę, ale czy jest taka potrzeba i czy masz na to pieniądze?

Masz szkolenie, które wymaga aktualizacji? Zgłoś się do nas, chętnie to dla Ciebie zrobimy :)

‍