Ochrona sygnalistów – co należy wiedzieć

Cele i przyczyny ochrony sygnalistów

Ustawa o sygnalistach w Polsce została wprowadzona w celu ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w działaniach podmiotów prywatnych i publicznych, które stanowią naruszenie prawa i mogą mieć negatywny wpływ na interes publiczny, środowisko, lokalne społeczności organizacje lub prywatne osoby. Sygnalista to osoba zgłaszająca takie nieprawidłowości, często pracownik lub współpracownik podmiotu. Zazwyczaj działa w dobrej wierze i jednocześnie naraża się na osobiste ryzyko. Ustawa ma na celu zapewnienie tym właśnie osobom, czyli sygnalistom, ochrony przed represjami, takimi jak:

zwolnienie z pracy,
degradacja,
nękanie,
inne formy odwetu (np. ograniczanie możliwości rozwoju zawodowego).

Ustawa została przyjęta 14 czerwca 2024 r. i obowiązuje od 25 września 2024 r.

Wprowadzenie ochrony sygnalistów to dostosowanie do wymogów prawa europejskiego (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE).

Ustawa wymienia kilkanaście obszarów prawa, których naruszenie zgłoszone przez sygnalistę, skutkuje jego obowiązkową ochroną prawną. Są to naruszenia dotyczące m.in. ochrony danych, korupcji, bezpieczeństwa żywności, czy zdrowia publicznego. Zgłoszenia mogą być dokonywane:

wewnętrznie w organizacji,
zewnętrznie do organów takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich,
poprzez ujawnienie publiczne, np. w mediach.

Pracownicy i współpracownicy podmiotów prywatnych i publicznych zazwyczaj jako pierwsi stykają się z naruszeniami i nieprawidłowościami. Nie muszą to być wyłącznie aktualnie zatrudnieni pracownicy, lecz także byli pracownicy, kandydaci do pracy oraz osoby współpracujące np. praktykanci czy zleceniobiorcy. Stają się sygnalistami, jeśli zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Osoby te często obawiają się, że ujawnienie naruszeń może mieć negatywny wpływ na ich karierę zawodową i funkcjonowanie w pracy. Wprowadzenie reguł, które będą dawały sygnalistom bezpieczeństwo prawne, a jednocześnie gwarancje proceduralne, że zgłoszona sprawa nie zostanie zignorowana, bez wątpienia przyczyni się do poprawy funkcjonowania firm i instytucji w wielu obszarach.

Nowe regulacje wpisują się w ogólny trend odpowiedzialnego zarządzania zauważalny od początku lat 2000 w biznesie międzynarodowym. Chodzi o to, by organizacje uwzględniały w swojej działalności tylko aspekty ekonomiczne, ale także społeczne i środowiskowe (CSR/ESG), m.in. poprzez udrożnienie komunikacji wewnętrznej, w tym takiej dającej możliwość bezpiecznego zgłaszania naruszeń. Firmy działające w ten sposób starają się wywierać pozytywny wpływ na otoczenie i interesariuszy, takich jak pracownicy, klienci, społeczności lokalne oraz środowisko naturalne.

Co ustawa oznacza dla pracodawców?

Przepisy ustawy dotyczą pracodawców zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego, którzy zatrudniają więcej niż 50 osób w przeliczeniu na pełen etat. Jeśli ten warunek jest spełniany, w organizacji należy:

ustalić i wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń, która określa:
- wewnętrzne zasady ochrony sygnalistów oraz innych osób, których ochrony wymaga ustawa,
- sposób prowadzenia działań następczych,

prowadzić rejestr zgłoszeń.

Obowiązki te nie dotyczą pracodawców, którzy zatrudniający mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełen etat. Należy jednak pamiętać, że pracownicy czy współpracownicy tych podmiotów mogą w zakresie zgłaszania nieprawidłowości korzystać z kanału zgłoszeń zewnętrznych lub z ujawnienia publicznego. W takiej sytuacji podmiot, który nie posiada procedury zgłoszeń wewnętrznych, jest narażony na większe szkody, np. reputacyjne, gdyż zgłoszona sprawa od razu wychodzi poza organizację.

Zatem niezależnie od wymogów ustawowych, również mniejsze organizacje powinny rozważyć wprowadzenie kanałów zgłaszania nieprawidłowości uregulowanych stosownymi procedurami.

Korzyści dla organizacji

Ustawa o sygnalistach przynosi organizacjom szereg korzyści, które przyczyniają się do ich efektywniejszego funkcjonowania i mają wpływ na pozytywny wizerunek firmy i jej społeczną odpowiedzialność. Są to przede wszystkim:

Wczesne wykrywanie problemów

Dzięki zgłoszeniom sygnalistów organizacje mogą szybko identyfikować i reagować na nieprawidłowości, m.in. korupcję, wycieki danych czy inne nadużycia, zanim staną się one poważnym problemem.

Zwiększenie efektywności

Sygnaliści mogą dostarczać cennych informacji, które pomagają usprawnić procesy operacyjne i eliminować niegospodarność, co prowadzi do większej efektywności i oszczędności kosztów.

Budowanie zaufania

Odpowiedzialne zarządzanie zgłoszeniami sygnalistów i dbałość o etykę w działalności może poprawić relacje z klientami, partnerami biznesowymi czy inwestorami. Organizacje postrzegane jako etyczne i przejrzyste mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku, przyciągając klientów i talenty, które cenią odpowiedzialne praktyki biznesowe. Pracownicy czują się bardziej komfortowo i bezpiecznie w środowisku, w którym mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obawy o represje, co może prowadzić do zwiększenia motywacji i satysfakcji z pracy.

Podsumowanie

Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje organizacje zatrudniające więcej niż 50 osób w przeliczeniu na pełen etat do opracowania systemu zgłaszania naruszeń prawa w działalności organizacji. Obszary prawa, których zgłoszenie powoduje, że sygnalista zostaje objęty ochroną prawną, zostały zdefiniowane w ustawie, ale łączy je to, że dotyczą interesu publicznego. Sygnalistami mogą być osoby fizyczne, niekoniecznie aktualnie zatrudnione na podstawie umowy o pracę, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Wprowadzenie odpowiednich procedur pozwala organizacji lepiej zarządzać ryzykiem prawnym i wizerunkowym oraz wpisuje się w model zarządzenia, w którym znaczenie ma nie tylko wynik finansowy, lecz także wpływ społeczny i środowiskowy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, skorzystaj i zakup dla swojej organizacji szkolenia e-learningowe na temat ochrony sygnalistów. W module dla pracodawców i osób zarządzających znajdziesz więcej informacji o zakresie i warunkach ochrony sygnalistów, staranności działań następczych czy odszkodowaniu za działania odwetowe. W module, który możesz udostępnić pracownikom i współpracownikom Twojej organizacji, w pigułce omawiamy najważniejsze zagadnienia dotyczące sygnalistów, katalogu nadużyć, zawartości zgłoszeń, zgłoszeń anonimowych oraz poszczególnych ścieżek zgłaszania. Proponowane szkolenia e-learningowe zakończone są testem, którego wynik może być potwierdzeniem, że pracownicy zostali zapoznani z najważniejszymi informacji na temat ochrony sygnalistów.