7 grzechów głównych w projektach e-learningowych

Zapytamy przewrotnie – czy wiesz, czego nie robić w projektach e-learningowych? W ciągu ponad 10-letniego doświadczenia przerabialiśmy już różne sytuacje. Niektóre błędy popełniliśmy sami, inne tylko obserwowaliśmy. W tym poście zebraliśmy 7 grzechów głównych, czyli 7 najczęściej popełnianych błędów w projektach e-learningowych. W szkoleniach i nie tylko. Na różnych etapach realizacji, od koncepcji po zarządzanie projektem. Przyjrzyjmy się im.

1. Brak zdefiniowania wyzwania szkoleniowego

Każde szkolenie, nawet to obowiązkowe, powinno rozwiązywać jakiś problem. Weźmy za przykład szkolenie z BHP. Jakie masz z nim skojarzenia? Obowiązkowe, nudne, przeładowane przepisami?

‍

A może to wynika z braku zdefiniowania wyzwania szkoleniowego?

‍

Bo co tak naprawdę daje przestrzeganie przepisów BHP? Dla pracownika to gwarancja bezpieczeństwa i braku wypadków w pracy (a przynajmniej tych, których można było uniknąć). A dla pracodawcy to np. dobra reputacja (bo każdy wypadek, szczególnie ten, który pojawi się w mediach, ją obniża), oszczędność kosztów związanych z odszkodowaniami czy wypłacaniem świadczeń zdrowotnych.

‍

Tak zdefiniowane wyzwane szkoleniowe nie tylko przekonuje o wartości szkolenia, ale i pozwala opracować treści tak, by rozwiązywały problem szkoleniowy.

Przeczytaj więcej o tym, dlaczego zaczynanie projektowania szkolenia od zdefiniowania problemu jest takie ważne.

2. Brak kluczowej interakcji

Załóżmy, że przygotowujesz szkolenie z obsługi klienta. Twoi pracownicy rozmawiają z klientami, ale ich wyniki sprzedażowe nie są na odpowiednim poziomie. Nie wiedzą, jak domykać sprzedaż ani jak zachęcać klientów do zwiększania zakupów i próbowania nowych produktów.

‍

Jak myślisz, jakie szkolenie byłoby bardziej wartościowe dla Twoich pracowników:

1. oparte na przekazywaniu zasad obsługi klienta i sprzedaży za pomocą ekranów interaktywnych,  
2. oparte na scenkach sytuacyjnych, w których pracownik wybiera właściwą reakcję, a ekrany interaktywne podsumowują najważniejsze informacje?

Opcja nr 2 to właśnie kluczowa interakcja, czyli najważniejsze zadanie, które uczestnik podejmuje w szkoleniu. Wynika ona wprost z wyzwania szkoleniowego (punkt wyżej).

Zobacz przykład dla szkolenia z różnic kulturowych.

‍

Problem szkoleniowy: pracownicy nie zdają sobie sprawy z wpływu różnic kulturowych na relacje i projekty biznesowe oraz że ich zagraniczni współpracownicy zupełnie inaczej postrzegają tę samą sytuację.

Kluczowa interakcja: scenki sytuacyjne, w których różnice kulturowe wpływają realizację międzynarodowych projektów, przeplatane wypowiedziami pracowników polskich i zagranicznych.

3. Brak konsekwencji w scenariuszu szkolenia

Jak myślisz, jaki jest cel opracowania koncepcji i struktury szkolenia?

Koncepcja szkolenia daje nam jedną spójną wizję szkolenia. Z kolei w strukturze spisujemy wszystkie tematy, które poruszymy w kursie, oraz zaznaczamy kluczową interakcję. Takie podejście ułatwia nam pracę nad szkoleniem oraz pomaga uporządkować wszystkie materiały.

Wyobraź sobie, że piszesz teksty do szkolenia z ochrony danych osobowych, ale nie masz ani koncepcji, ani struktury. Kurs składa się z kilku części. Pracujesz nad nimi w pewnym odstępie czasu. Bo skończeniu prac przeglądasz całość i okazuje się, że:

• w pierwszej części masz zaplanowane wideo z ekspertem merytorycznym,

• w drugiej pojawiają się tylko ekrany interaktywne,
• w trzeciej jest quiz ,
• w czwartej części pojawiają się scenki sytuacyjne,
• a piąta część jest oparta na ćwiczeniach typu prawda/fałsz.

Jak takie szkolenie odebraliby uczestnicy? Czy łatwo byłoby się w nim odnaleźć? Raczej nie.  

Spójność i konsekwencja to podstawa koncepcji i scenariuszy szkoleń. Opracuj więc strukturę szkolenia tak, by każda część miała podobną strukturę, np.

• scenka sytuacyjna (nawiązująca do problemu uczestników)
• ekrany interaktywne przedstawiające treści merytoryczne
• ćwiczenia utrwalające informacje przedstawione na ekranach.

4. Zbyt skomplikowany język szkolenia

Język szkolenia ma duże znaczenie dla jego skuteczności. Przeczytaj poniższe zdanie:

‍

Zbyt wysoki poziom stresu pracowników utrudnia koncentrację na wykonywanym zadaniu, a to właśnie umiejętność koncentracji jest głównym warunkiem efektywnej pracy, zatem stres jest nie tylko wrogiem efektywności, ale również kreatywności i skutecznego podejmowania decyzji, a przecież te trzy czynniki są fundamentem działania i rozwoju każdej organizacji, więc kluczowe dla działania każdej organizacji jest wyposażenie pracowników w umiejętność zarządzania stresem.

‍

I jak? Ciekawie czy zbyt skomplikowanie? Jak myślisz, czy taki styl językowy byłby odpowiedni dla szkoleń?

‍

Zbyt skomplikowany język, np. prawny, nie ułatwia zrozumienia treści szkoleń e-learningowych, a wręcz to utrudnia. Nie chodzi przecież o to, by uczestnicy po szkoleniu znali na pamięć skomplikowane definicje. Ważniejsze jest, by wiedzieli, jak tę wiedzę zastosować w praktyce, w ich codziennej pracy. A im prościej im to wytłumaczysz, tym lepiej to zrozumieją.

Zostawmy więc prawniczy język prawnikom, a skomplikowany pisarzom i poetom. W e-learningu postawmy na prosty język.

5. Monotonny przekaz

Brak różnorodności przekazu. Brak przykładów. Brak interakcji.

Wszystkie te braki razem i każdy z osobna prowadzą do jednego – braku skuteczności.  

Uczestnicy źle przyjmą lub po prostu przerwą w trakcie takie szkolenie, z którego nic dla nich nie wynika. Wszystkiego nie da się załatwić „efektem wow!”. Nie forma się liczy, ale pomysł na to, jak przedstawić treść i pokazać uczestnikom, w jaki sposób dane zagadnienie wpływa na ich obowiązki zawodowe.  

‍

Źródłem tego pomysłu jest zrozumienie, gdzie i do czego Twoje szkolenie będzie użyte. Czy będzie to jedno z zadań pracownika, który cały dzień spędza za biurkiem? Czy może wyjątkowa przerwa dla pracownika magazynu, który dostanie tablet ze szkoleniem? Co odbiorca ma zacząć lub przestać robić, albo co zmienić wskutek szkolenia?  

‍

Gdy dobrze zdefiniujemy wyzwanie oraz kluczową interakcję na etapie koncepcji, a następnie w konsekwentny sposób opiszemy to prostym językiem w scenariuszu, monotonia nam nie straszna.  

6. Zbyt późne angażowanie interesariuszy

- Szef ma sporo uwag. Poważnych.

Jak się czujesz, gdy usłyszysz taki komunikat? Szczególnie w piątek popołudniu, po całym tygodniu pracy, np. nad prezentacją?  

‍

W projektach e-learningowych częstym błędem jest angażowanie kluczowych interesariuszy, np. osób z biznesu, zbyt późno, szczególnie gdy gotowe jest już całe szkolenie. Gdy powstaną już wszystkie ekrany, animacje i narracja, trudno dołożyć, np. postać przewodnika lub dodać zawartość procedury opisanej na 20 stronach dokumentu (chyba że jako załącznik).

Im późniejszy etap projektu, tym bardziej kosztowna zmiana.  

‍

Aby uniknąć takich niespodzianek, w naszych projektach jest kilka kluczowych konsultacji:

• koncepcji w Strategicznej Karty Szkolenia,
• stylistyki na przykładowych ekranach,
• zawartości w dokumencie z tekstami szkolenia.

To najlepsza okazja, by potwierdzić z interesariuszami, czy ich oczekiwania biznesowe są uwzględnione, a forma przekazu spójna i adekwatna do treści oraz wymogów organizacji.  

O tym, jak komunikować właściwe rzeczy odpowiednim osobom, opowiadamy w naszym szkoleniu e-learningowym Zarządzanie projektami.

7. Zmiana oczekiwań w trakcie trwania projektu

Szybko, tanio, dobrze – wybierz dwa, niepotrzebne skreśl.

Tak w skrócie można opisać tzw. trójkąt ograniczeń projektowych. Jednym z największych grzechów w projektach e-learningowych jest naiwna wiara, że da się wszystkie te wymogi spełnić jednocześnie.  

‍

Nie, nie da się.

‍

Zmiana jest oczywista i konieczna niemal we wszystkich projektach. Cała sztuka polega na włączeniu jej w prace tak, aby wilk był syty (klient), a owca (wykonawca) cała.

Może więc czas, aby zacząć traktować projekty e-learningowe jak te z obszaru IT, gdzie na dobre zagościły metodyki zwinne (agile)? Zakładają one, że czas i koszt są niezmienne, co zapewne spodoba się biznesowi. Tym, co może się zmienić, jest zakres – zarówno treściowy, jak i funkcjonalny. Może zamiast minigry wystarczy prosty test, a zamiast nowych ekranów – załącznik do pobrania?

Podsumowanie

I to już wszystkie najczęściej popełniane błędy w projektach e-learningowych. Ale, na szczęście, wynikają z nich dobre praktyki. Podsumujmy je sobie:

1. Zaczynaj od zdefiniowania wyzwania szkoleniowego.

2. Zaprojektuj kluczową interakcję.

3. Zachowaj spójność i konsekwencję w scenariuszu szkolenia.

4. Pisz prostym językiem.

5. Zadbaj o różnorodną formę przekazu, z przykładami i interakcjami.

6. Angażuj interesariuszy projektu na wczesnym etapie.

7. Korzystaj ze zwinnych metod zarządzania projektem.

‍