Warsztaty mailowe w LLidero

19 października miało miejsce ważne wydarzenie w LLidero – wewnętrzne warsztaty z asertywnej komunikacji mailowej. Prowadziliśmy je hybrydowo – większość uczestników była na miejscu, w biurze, a dla tych, którzy nie mogli się pojawić, była specjalna transmisja oraz nagranie. Nie mogło też zabraknąć słodkiego poczęstunku dla uczestników 😊.

Cel szkoleniowy

Postanowiliśmy zrobić to szkolenie, żeby wzmocnić to, co w naszej komunikacji z klientem jest podstawą, czyli szacunek, docieranie do intencji oraz partnerstwo. W naszym zespole pojawiło się ostatnio kilka nowych osób i chcieliśmy, żeby każda z nich miała dostęp do tej samej wiedzy. Dla osób, które są z nami dłużej, szkolenie miało być utrwaleniem i szansą na przećwiczenie dobrych praktyk w codziennej pracy.

Przebieg szkolenia

Szkolenie przeprowadziliśmy w formie warsztatów. Całość prowadził nasz firmowy ekspert od maili i relacji z klientami, czyli Marek Vogt-Goliasz. Swoją wiedzą dzielił się także Przemek Kędzia. Rozpoczęliśmy od krótkiego wprowadzenia, by potem przejść do części praktycznej. Uczestnicy dostali zadanie – napisać mail na początkowym etapie prac nad szkoleniem. Następnie czytaliśmy nawzajem nasze wiadomości i mówiliśmy, co u kogo zauważyliśmy dobrego i wskazywaliśmy, co można by poprawić.

Takich tur mieliśmy kilka. Wysyłaliśmy maile dostosowane do różnych sytuacji projektowych, również tych trudniejszych. Każdy dostawał feedback, dzięki któremu łatwiej pisało nam się kolejne wiadomości.

‍

W trakcie dzieliliśmy się również własnymi historiami kontaktu z klientem, np. jak rozwiązaliśmy jakiś problem, który przydarzył nam się w projekcie.

‍

Na zakończenie prawie 3-godzinnych warsztatów Martyna Bochna przedstawiła 8 najważniejszych zasad mailowego savoir-vivre’u, czyli np. jakie zwroty do adresata stosować, jak zakończyć mail itp. Spisaliśmy te zasady pisania maili na naszym blogu.

Wrażenia po warsztatach

Wszyscy uczestnicy mieli bardzo pozytywne wrażenia po warsztatach. Oto wypowiedzi kilku z nich:

Od wielu lat dbam o kulturę zarządzania projektami LLidero – mówi Marek Vogt-Goliasz, organizator warsztatów. Zauważyłem, że członkowie naszego zespołu, których z roku na rok przybywa, potrzebują wsparcia. Chodzi przede wszystkim o sformułowanie wiadomości, gdy widzimy ryzyka – przesunięcie terminu, rozszerzenie zakresu, trudności w komunikacji. W DNA naszej pracy projektowej jest proaktywność, partnerstwo, a przede wszystkim szacunek. Cieszę się, że te wartości każdy z uczestników wyrażał w tym, co napisał. Widzę, że to, co wypracowaliśmy przez lata, działa i wchodzi w krew kolejnych osób. Mogliśmy skupić się na tym, aby szlifować szczegóły. Sami rozwijamy się, aby pomóc w osiąganiu sukcesów tym osobom, z którymi na co dzień współpracujemy. Jestem przekonany, że dzięki temu nasze projekty będą przebiegały jeszcze sprawniej, a wszyscy zainteresowani wyjdą z nich jako wygrani.

‍

Jak pisał S. Lec „Nie wystarczy pisać do rzeczy, trzeba jeszcze pisać do ludzi!”. Na tych warsztatach przećwiczyliśmy sobie pisanie w taki sposób, aby oba te warunki były spełnione 😊. Żeby jasno przekazywać nasze intencje i żeby nasze maile nie były bezosobowe. A wszystko to oparte na tym, co lubię najbardziej - praktyce, czyli analizie maili, które sami wysyłamy – mówi Maja Kowczur, uczestniczka warsztatów.

‍

Maile to podstawowa forma komunikacji w większości organizacji. Osobiście piszę je prawie każdego dnia. Cieszę się, że dzięki warsztatom mogłam poznać kilka kluczowych zasad, które będą dla mnie pomocne w przyszłości. Jestem usatysfakcjonowana, gdyż otrzymałam odpowiedź na nurtujące mnie pytania. Jestem pewna, że teraz moja komunikacja mailowa będzie na lepszym poziomie - Sandra Bielewicz, uczestniczka warsztatów.

Podsumowanie

Cieszymy się, że spontaniczny pomysł okazał się strzałem w dziesiątkę. Warto przy tym dodać, że w organizacji tego szkolenia kierowaliśmy się tymi samymi zasadami, które stosujemy w naszych szkoleniach. Przede wszystkim ustaliliśmy cele w odniesieniu do potrzeb biznesowych, a następnie ustaliliśmy kluczową interakcję, którą ćwiczyliśmy. Wierzymy, że nasze metodyczne podejście, o którym pisaliśmy wielokrotnie, np. we wpisie o CCAF, przyniesie spodziewany rezultat – zarówno nam, jak i tym, z którymi codziennie wymieniamy nasze e-maile.

‍