Mailowy savoir-vivre, czyli 8 zasad pisania maili

Pisanie maili to zadanie, które wielu z nas wykonuje codziennie. Często to czynność wykonywana bardziej automatycznie niż z zastanowieniem. Nad czym się tu zastanawiać – możesz zapytać. Otóż niedbale napisany mail może wyrządzić wiele szkód - doprowadzić do nieporozumienia, a nawet zepsuć relacje. Zróbmy prosty test – czy dostałeś(-aś) kiedyś miała zaczynającego się od „Witam”? Albo takiego, który wyglądał jak ściana tekstu? A może takiego, który zakończył się zwrotem „Pozdrawiam,”? To są przykłady często popełnianych błędów w mailach. Czytaj dalej i poznaj 8 najważniejszych zasad pisania maili.

Zasada 1. Tytuł maila mówi więcej niż tysiąc słów

Tytuł maila mówi odbiorcy, czego dotyczy wiadomość. Unikaj tytułów zbyt ogólnych, np. „Plan” i zbyt szczegółowych, np. „Plan działania na styczeń spisany w 12 punktach. Proszę o zapoznanie się z nim”. Dobrym przykładem będzie „Plan działania na styczeń” – odbiorca od razu wie, czego dotyczy wiadomość.

Tytuł jest także wskazówką dla Ciebie – jeśli wpiszesz w nim „Harmonogram prac na luty”, to nie będziesz pisać o rozliczeniach za styczeń. Dzięki temu Twoje wiadomości będą dotyczyły jednego tematu, a nie dziesięciu, co znacznie utrudnia komunikację lub dotarcie do spisanych ustaleń.

‍

Jeśli Twoja wiadomość wymaga od odbiorcy podjęcia jakiegoś działania, zaznacz to w tytule. Np. jeśli chcesz, by odbiorca przesłał Ci fakturę, wpisz tytuł „Prośba o przesłanie faktury”. Dzięki temu odbiorca od razu wie, co ma zrobić, a to ułatwi mu pracę i porządkowanie skrzynki odbiorczej.

Zasada 2. Zacznij tak, by od razu nie skończyć

Nigdy nie zaczynaj maila od „Witam”. Tego zwrotu możesz używać tylko wtedy, gdy przyjmujesz gości w swoim domu lub podczas audycji radiowej.

‍

W komunikacji mailowej możesz używać następujących zwrotów powitalnych (zwróć również na interpunkcję):

• Dzień dobry, Panie/Pani (imię), - niektórzy językoznawcy mają wątpliwości, czy można go używać popołudniu. Naszym zdaniem jest najbardziej uniwersalny i sympatyczny, szczególnie gdy rozpoczyna pierwszą wiadomość do danego odbiorcy danego dnia.
• Cześć, (imię), - dopuszczalny w oficjalnej komunikacji tylko wtedy, gdy jesteś z odbiorcą na ty
• Szanowny Panie, Szanowna Pani (imię), - w przypadku bardzo oficjalnych maili, np. korespondencji z pracownikami uczelni lub gdy piszesz do nieznanej Ci osoby po raz pierwszy
• Szanowni Państwo, - dopuszczalne, gdy nie wiesz, kto jest adresatem Twojej wiadomości, np. piszesz do firmy, ale nigdzie nie ma informacji, czy odbiorcą będzie pani Krystyna, czy pan Marcin.

5. Pani (imię)/(imię), - nie musisz stosować zwrotu powitalnego, jeśli kontynuujesz wymianę maili. Warto jednak użyć imienia odbiorcy. A jeśli wymiana maili jest bardzo intensywna (np. kilka maili na dzień), to możesz zrezygnować ze zwrotu powitalnego.

Pamiętaj!  

• Postaw przecinek po zwrocie do adresata, a pierwsze zdanie zacznij od małej litery.
• Postaw przecinek przed imieniem odbiorcy, np. Cześć, Kasiu.

Zasada 3. Jaśnie Wielmożny Panie, czyli jak zwracać się do adresata

W mailach obowiązują podobne zasady jak przy pisaniu listów. Dlatego też przyjęło się, że wszystkie bezpośrednie zwroty do adresata zapisujemy wielką literą, czyli piszemy Panie, Ciebie, Wasz, Twój itp.  To też przejaw szacunku do adresata – jeśli taki zwrot zapiszesz małą literą, możesz zostać gorzej odebrany(-a). Może „Jaśnie Wielmożny Panie Mirosławie” to przesada, ale „Panie Mirosławie” będzie w porządku.

‍

Pamiętaj też, że zwracasz się do konkretnej osoby (lub grupy osób). Używaj więc bezpośrednich zwrotów do adresata, czyli zamiast „Proszę o zapoznanie się z tym dokumentem” napisz „(Proszę,) Zapoznajcie się z tym dokumentem”. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie bardziej w stylu H2H „human to human”, czyli człowiek do człowieka, a przez to bardziej skuteczna.

Zasada 4. Dodaj trochę światła, czyli zasady formatowania

Nie oszukujmy się, nie lubimy czytać zbyt długich wiadomości. A tym bardziej takich, które wyglądają na długie. Bo nawet najdłuższa wiadomość może wyglądać na krótką. Jak to zrobić? Dodaj do niej trochę światła, czyli podziel treść maila na akapity, najlepiej w tym miejscach, w których zaczynasz nową myśl. Jeden akapit powinien mieć kilka wersów, najczęściej 6-7. Gdy podzielisz tekst na mniejsze fragmenty, sprawisz, że odbiorca ma „przerwę” w czytaniu. Spójrz chociażby na ten artykuł. Ma 1249 słów, ale jest podzielony na mniejsze akapity, a dzięki temu znacznie wygodniej się go czyta.

‍

Zaprzyjaźnij się również z punktorami i wyliczeniami. Ogólna zasada jest taka – jeśli możemy jedną informację podzielić na co najmniej dwie części, to najlepiej zapisać ją za pomocą punktorów. A jeśli chcesz wyróżnić jakąś informację, np. cenę lub termin, to użyj pogrubienia (wytłuszczenia) lub podkreślenia. Źle wyglądają jednak wiadomości, w których treść jest wyróżniona na kilka sposobów, np. jednocześnie podkreślone, pogrubienie, większe i jeszcze czerwonym kolorem. To zaburza przekaz.  

Zasada 5. Co jadłem(-am) na śniadanie, czyli pisz tylko o konkretach

W mailu nie musisz używać small-talków, więc pisz tylko to, co odbiorca musi wiedzieć, co jest związane z Waszym projektem/sprawą. Luźne pogawędki możesz zostawić na rozmowy telefoniczne, online lub twarzą w twarz. Ale maile to nie miejsce na pogawędki o pogodzie czy sporcie.

Zasada 6. Wziąść i włanczać, czyli zadbaj o ortografię i interpunkcję

Jest prawdą powszechnie znaną, że język polski jest trudny. I to nawet dla osób, które uczą się go od dziecka. Mamy tyle zasad, tyle wyjątków, a wszystko i tak zależy od kontekstu i intencji autora. Na szczęście popularne programy do wysyłki maili mają funkcję sprawdzania pisowni. Dlatego zanim wyślesz maila, to sprawdź, czy nic nie jest podkreślone na czerwono. Może to być błąd, brak przecinka albo zwykła literówka. Nie zaszkodzi poprawić.  

‍

Jeśli masz wątpliwości, jak napisać dane słowo lub sformułowanie, np. czy orzech jest twardy czy ciężki do zgryzienia (poprawna forma to twardy), zawsze możesz wpisać je w wyszukiwarkę. W sieci funkcjonują fora dla językoznawców, gdzie można zadać pytanie (lub ktoś już to zrobił) i poznać odpowiedź na językową zagadkę.  

‍

A jeśli chodzi o interpunkcję – źle postawiony przecinek potrafi zmienić sens zdania. Dla przykładu:  

Jedzcie dzieci.

Jedzcie, dzieci.

‍

Przecinek robi różnicę, prawda?

Zasada 7. Drobiazgowość się ceni

Zanim wyślesz maila, sprawdź go przynajmniej raz. Zwróć szczególną uwagę na:

• załączniki – jeśli wspominasz o nich w treści, to upewnij się, że dodały się do wiadomości oraz czy to odpowiednie załączniki
• linki – jeśli chcesz przekierować odbiorcę na wybraną stronę, upewnij się, że linki działają i że kierują w odpowiednie miejsce
• literówki – nietrudno o literówki, gdy piszemy szybko lub w tym samym czasie jemy kanapkę albo z kimś rozmawiamy. Dlatego zawsze sprawdzaj, czy w treści nie ma literówek. Większość programów do wysyłania maili ma opcję automatycznego sprawdzania pisowni, dlatego upewnij się, że żadne słowo nie jest podkreślone na czerwono
• zwrot do adresata – może to banalne, ale upewnij się, że w zwrocie do adresata jest właściwe imię lub nazwisko. Uczulamy na tym punkcie, bo historia zna różne przypadki, szczególnie z wysyłek masowych, gdzie możemy kogoś urazić zestawieniem „Pani Józefie” lub „Panie Moniko”.

Zasada 8. Zakończ mail z klasą

Jak odpowiednio zakończyć mail? Jeżeli Twoja prośba do odbiorcy pojawiła się na początku, powtórz ją w zakończeniu, szczególnie jeśli Twój mail ma więcej niż jeden akapit. Pamiętaj również o odpowiednim zwrocie pożegnalnym. I tu ciekawostka – bardzo często stosowany zwrot „Pozdrawiam” jest uważany za nieodpowiedni w mailach oficjalnych i biznesowych. To trochę jak odpowiednik „Witam” na początku. Ma też raczej negatywny wydźwięk - jest kojarzony z ironią i sarkazmem. Lepsze będą:

• Z pozdrowieniami (dla maili mniej oficjalnych lub gdy dobrze znamy odbiorcę)
• Z wyrazami szacunku (dla maili oficjalnych)
• Z poważaniem (dla maili oficjalnych)

Pamiętaj również, że po zwrocie pożegnalnym nie stawiamy ani przecinka, ani tym bardziej kropki. Wyjątkiem są zakończenia typu (tylko z wykrzyknikiem):

• Do zobaczenia!
• Miłego dnia!

Podsumowanie

Jak widzisz, pisanie maili nie jest takie proste, jak mogłoby się wydawać. A w mailach jak w etykiecie biznesowej – lepiej trzymać się zasad savoir-vivre, niż spalić szansę (na relację czy sprzedaż).

‍

Pamiętaj, że zasady, które wymieniliśmy powyżej, dotyczą tylko tej technicznej strony pisania maili. A przecież są jeszcze zasady dotyczące perswazji, komunikacji czy kultury danej organizacji…

‍

A jeśli uważasz, że pracownikom w Twojej organizacji przyda się szkolenie z pisania maili, zgłoś się do nas.  

‍