Skuteczne szkolenie z RODO w formie e-learningu [case study]

W maju 2018 roku nastąpiła prawdziwa rewolucja prawna – w Polsce zaczęły obowiązywać unijne przepisy związane z ochrona danych osobowych, czyli RODO. Ta rewolucja nie była aż ta widoczna z perspektywy osób fizycznych. Ale z punktu widzenia organizacji, którym powierzamy nasze dane osobowe, była to ogromna zmiana. Co takiego się zmieniło? Przede wszystkim sama konstrukcja aktu prawnego. Również koncepcyjne podejście do ochrony danych osobowych stało się fundamentalnie inne niż w dotychczasowych regulacjach obowiązujących w Polsce. Jak więc zaprojektowaliśmy skuteczne szkolenie e-learningowe z RODO? Czytaj dalej.

Szkolenie prawne dla laików

Jak pewnie wiecie, szkolenia z przepisów prawa dla kogoś, kto nie jest prawnikiem, nie są łatwą sprawą. Po pierwsze mamy barierę hermetycznego języka, po drugie akt prawny wymaga żelaznej logiki, co przekłada się czasem na wielopoziomową konstrukcję dokumentu. Znacie pewnie te zapisy tupu: zgodnie z art. 4., w nawiązaniu do art. 2., z wyłączeniem punktów od 4 do 6 itd.

Szkolenie z przepisów prawa powinno spełniać cztery funkcje:  

• uprościć język,
• dokonać selekcji materiału, czyli wybrać to, co najważniejsze dla danej grupy uczestników,
• ułożyć materiał w taki sposób, by struktura była jasna i czytelna dla uczestnika  
• i najważniejsze - tego typu szkolenie powinno pokazywać praktyczne znaczenie danego przepisu, czyli co ten przepis w praktyce oznacza dla uczestnika i co powinien lub nie powinien robić w związku z tym przepisem.

Założyliśmy też, że szkolenie powinno być zaprojektowane technicznie tak, aby było dostępne na smartfonach. Wymagało to pewnych uproszczeń w interfejsie szkolenia i bardzo mocno wpłynęło na formę szkolenia.

Szkolenie z RODO – wyzwania podczas projektowania

Zanim powiem, jak zbudowane jest szkolenie, chciałbym powiedzieć kilka słów o tym, na czy polega główna zmiana w kontekście RODO. Choć wkraczam tu w obszar prawny, a to nie ja jestem ekspertem w tej dziedzinie, to robię to tylko dlatego, że ta zmian miała też istotny wpływ na projekt samego szkolenia.

Otóż chodzi o to, że ochrona danych osobowych w RODO jest w dużo większym stopniu oparta na zasadach. To nie jest dokument, który reguluje szczegółowo, co i jak powinniśmy robić, albo jak powinny wyglądać procedury czy instrukcje. Ma to zresztą sens, bo różnorodność sytuacji jest tak duża, że nie sposób opisać wszystkich. Dlatego RODO opiera się na 7 zasadach i każda organizacja może wdrożyć te 7 zasad w inny sposób. Może więc ona zupełnie inaczej ułożyć procedury, regulaminy, formularze, zasady postępowania, czy systemy informatyczne. Ważne, żeby zrobić to tak, żeby było to zgodne z tymi 7 zasadami, czyli inaczej mówiąc, żeby skutecznie zabezpieczyło prawa osób, która nam te dane powierzą.  

Takie podejście to ważny element, który musieliśmy uwzględnić przy projektowaniu szkolenia. Nie mogliśmy mówić w nim o bardzo szczegółowych rozwiązaniach praktycznych właśnie dlatego, że każda organizacja może rozwiązać je inaczej. Musieliśmy więc pozostać na pewnym poziomie ogólności. Z drugiej strony dla jakości szkolenia kluczowe było to, żeby pokazać praktyczne znaczenie przepisów. Inaczej stworzylibyśmy typowe szkolenie prawne, skoncentrowane na treści przepisów zamiast na ich praktycznym zastosowaniu.

RODO jest też specyficznym aktem prawnym. Większość kluczowych regulacji znajduje się w jednym artykule, tyle że ma on ponad 30 stron. Dla niewprawionego w języku prawnym czytelnika zrozumienie logiki i konstrukcji dokumentu, nie mówiąc już o zrozumieniu treści, to naprawdę wyzwanie. Żeby świadomie podejść do projektowania tego szkolenia musieliśmy być partnerem dla naszej ekspertki – mecenas Małgorzaty Łukowiak – która pilnowała, byśmy w trakcie upraszczania języka zachowali prawny sens tekstu. Musieliśmy więc przebić się przez ten dokument i zrozumieć go na tyle, na ile to możliwe.  

Kolejnym wyzwaniem było to, że szkolenie jest adresowane do pracowników każdego rodzaju organizacji: wszelkiego rodzaju firm, jednostek czy urzędów administracji publicznej. Nie jest to materiał projektowany dla administratorów danych osobowych czy innych osób wdrażających RODO w swoich organizacjach, choć nie wykluczamy, że i one mogą się z niego wiele dowiedzieć. Podczas projektowania myśleliśmy o każdym pracowniku i każdej pracowniczce, a więc jest to szkolenie, którego zadaniem jest przygotowanie do RODO każdej osoby, bez względu na pełnioną funkcję.

Jak zaprojektowaliśmy szkolenie z RODO w formie e-learningu?

Przejdźmy teraz do etapów projektowania szkolenia z RODO.

Po pierwsze, dokonaliśmy selekcji materiału i wybraliśmy te elementy, które będą najważniejsze dla każdego pracownika.

Po drugie, uprościliśmy język, czasem pewnym kosztem prawnej jednoznaczności. Bywało, że spieraliśmy się o to z nasza ekspertką.

Po trzecie, zaprojektowaliśmy przejrzystą strukturę szkolenia, aby nie pogubić się w szkoleniu, tak jak można zgubić się w samym RODO. Szkolenie składa się z trzech zasadniczych części i każda z nich jest wewnętrznie usystematyzowana.

Po czwarte, zdecydowaliśmy się oprzeć na krótkich animacjach oraz uzupełniających je krótkich nagraniach video z ekspertką. Ograniczyliśmy do minimum tekst do czytania. Te wszystkie elementy są szczególnie ważne przy korzystaniu ze smartfonów.

Po piąte, kluczowe praktyczne znaczenie ma część poświęcona incydentom, która składa się z trzech, nazwijmy to, klocków. Pierwszy to opis, czym jest incydent. Drugi to odpowiedź na pytanie, co mogę zrobić, jeżeli widzę ryzyko wystąpienia incydentu lub incydent faktycznie wystąpi. Trzeci klocek to konsekwencje wystąpienia incydentu. O konsekwencjach w ogóle mówi się dużo, bo faktycznie wysokość kar przemawia do wyobraźni. Niektórzy zaczynają od tego rozmowę o RODO, a RODO to jednak solidna zmiana koncepcyjna w podejściu do ochrony danych osobowych, a nie tylko gigantyczne kary.

Po szóste, do różnorodnych definicji, których nie da się w takim szkoleniu uniknąć, staraliśmy się podawać praktyczne przykłady.

Po siódme, przygotowaliśmy 3 analizy przypadków. Każdy z nich jest wnikliwie omówiony przez ekspertkę pod kątem ochrony danych osobowych.

Po ósme, w szkoleniu łączymy dwie perspektywy, tj. perspektywę organizacji i perspektywę osobistą. Mam na myśli to, że pokazujemy, jak nowe przepisy wpływają na nasze osobiste prawa. Chociaż szkolenie jest skierowane do pracowników organizacji, to uznaliśmy, że świadomość, jak RODO wpływa na moje osobiste prawa, zbuduje większą motywację, zarówno do zaangażowania się w samo szkolenie, jak i później w zadania związane z ochroną danych w organizacji. Stąd analiza przypadków z dwóch perspektyw: organizacji i osobistej. Mówimy np. o takich kwestiach jak prawo do bycia zapomnianym, prawo do wglądu w dane osobowe czy np. kwestia kopiowania dowodu osobistego.

Po dziewiąte, wreszcie… mamy też w szkoleniu kilka testów. Zbudowaliśmy je w oparciu o praktyczne zastosowanie przepisów, to znaczy, że pytania dotyczą w większości zastosowania przepisów RODO w praktyce, a nie tego, czy zapamiętaliśmy ich dokładne brzmienie.

Szkolenie z RODO - podsumowanie

Naszym zamiarem było przygotowanie pracowników do wdrożenia RODO w każdej organizacji. Chcieliśmy uświadomić znaczenie tej zmiany dla każdego z nas. Skoncentrowaliśmy się na prostocie i jasności przekazywanych treści i ich praktycznym znaczeniu. Dostosowaliśmy formę, aby również odzwierciedlała te kwestie, np. poprzez jasność przekazu. Szkolenie jest oparte na animacjach objaśniających pojęcia z zakresu ochrony danych osobowych i komentarzach video uzupełnionych praktycznymi testami i trzema analizami przypadków.

Staraliśmy się zachować spójność pomiędzy wszystkimi elementami projektu a założeniami poczynionymi na początku. Czy nam się to udało? Mam nadzieję, że tak i mam nadzieję, że dzięki temu szkoleniu pracownicy polskich organizacji będą dużo lepiej przygotowani do ochrony danych osobowych zgodnie z RODO.

Dowiedz się więcej o szkoleniu z RODO w formie e-learningu.