Akcja lokalizacja – czyli szkolenie e-learningowe w różnych językach

Jedno e-szkolenie dla różnych odbiorców

Wyobraźmy sobie firmę, której standardy działania, np. obsługi klienta czy zasady cyberbezpieczeństwa, muszą trafić do pracowników w kilkunastu krajach. Szkolenie e-learningowe, które tworzy wewnętrzny zespół lub zewnętrzna firma, pasuje do tej potrzeby. Informacja o tym, czy konkretny pracownik zakończył szkolenie oraz z jakim wynikiem jest rejestrowana na platformie e-learningowej. Do rozstrzygnięcia pozostaje – jak powinno być przygotowane takie szkolenie? Czy wystarczy jedna wersja – po angielsku? To najprostsze rozwiązanie i w wielu przypadkach się sprawdzi.  

‍

Załóżmy jednak, że nasze szkolenie dotyczy bezpieczeństwa w magazynie. Jego adresatami będzie kilkaset osób, które pracują w magazynie. Nawet jeśli firma działa lokalnie, np. tylko w Polsce, to często zatrudnia osoby, które nie zawsze biegle posługują się językiem polskim czy angielskim. Temat bezpieczeństwa jest na tyle ważny, że w szkoleniu nie można w nim pozostawić miejsca na domysły. Konieczne jest więc przygotowanie kilku wersji językowych.  

Co w tym trudnego? Przecież wystarczy wykonać tłumaczenie, prawda? To pozornie wydaje się proste. Diabeł jak zwykle tkwi w szczegółach.  

Szeroko pojęte tłumaczenie szkolenia e-learningowego

Przede wszystkim należy uwzględnić, że takie tłumaczenie musi objąć wszystkie teksty szkolenia – nie tylko widoczne na ekranach, lecz także na grafikach, animacjach, komunikatach oraz treść narracji lektorskiej. W pracy nad takimi projektami przekonaliśmy się, że wymaga to pobrania treści z różnych miejsc i w różnych formatach, np. potrzebne są pliki źródłowe grafik do edycji napisów czy specjalny plik z napisami do filmów.  

‍

Załóżmy, że mamy już przetłumaczone i zredagowane wszystkie teksty. Ich osadzenie wiąże się z dokładnym formatowaniem ich wyglądu na ekranach. Na przykład tekst w języku angielskim mieści się w jednym wierszu, a po tłumaczeniu na polski – wymaga dwóch linijek i złamania w odpowiednim miejscu. Podobnie wygląda sytuacja z podstawieniem narracji do animacji. W innych momentach pojawią się odpowiednie ilustracje, gdy mamy tekst polski, a w innych, gdy lektor czyta go np. w języku ukraińskim. Skoro już jesteśmy przy języku zapisywanym cyrylicą, pamiętajmy, że do czynienia możemy mieć z różnymi alfabetami. Każdy z nich musi mieć odpowiedni font i znaki diakrytyczne (w języku polskim są to np. „ś”, „ź” czy „ó”). Może się zdarzyć, że w przypadku alfabetu hebrajskiego czy arabskiego kierunek pisania będzie od prawej do lewej. Wszystko to sprawia, że praca nad wersją językową opracowanego już szkolenia e-learningowego nie jest trywialna. Dotychczas mieliśmy okazję przygotować szkolenia w następujących językach:  

• niemieckim,  
• czeskim,  
• słowackim,  
• słoweńskim,  
• rumuńskim,  
• bułgarskim,  
• węgierskim,  
• serbskim,  
• chorwackim,  
• greckim,  
• hiszpańskim,  
• portugalskim,  
• francuskim,  
• niderlandzkim,  
• szwedzkim,  
• fińskim,  
• ukraińskim  
• oraz najbardziej egzotycznym – koreańskim.  

No i oczywiście polskim i angielskim.  

‍

Teoretycznie możliwe jest przygotowanie jednego pliku szkolenia e-learningowego, w którym użytkownik – jak na stronach internetowych – wybiera wersję językową. Jednak w praktyce zazwyczaj powstają osobne pliki szkoleń dla poszczególnych języków. Z jednej strony jest to technicznie prostsze, a z drugiej bardziej na elastyczne na zmiany, które są specyficzne dla danego kraju.  

Dlaczego tłumaczenie szkolenia to za mało

Zdarza się, że tłumaczenie wystarczy. Przygotowaliśmy w ten sposób szkolenia e-learningowe z naszej biblioteki – Zarządzanie stresem czy Excel w praktyce. Uwzględniliśmy w nim szeroki zakres prac, o których napisałem wcześniej. Zazwyczaj jednak tłumaczenie nie wystarczy. Dlaczego?

‍

Pierwszy powód to brak specjalistycznej wiedzy tłumacza. Przygotuje on tekst, który jest poprawny, ale może się okazać nieadekwatny do konkretnego stanowiska czy standardów firmy. W projekcie należy więc zaplanować czas na przegląd i redakcję tekstu przez osobę z branży, która przejrzy tłumaczenie i wprowadzi poprawki. Najlepiej jeśli zrobi to zarówno przed osadzeniem tekstu na ekranach szkolenia i nagraniem narracji, jak i po tych pracach technicznych.  

‍

Drugim powodem jest różnice charakterystyczne kraju. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że najczęściej dotyczą one kwestii prawnych.  

‍

Zacznijmy od najprostszej różnicy – waluty. We wzorcowym szkoleniu możemy mieć przykłady i ćwiczenia z kwotami w euro. W sytuacji gdy w danym kraju obowiązuje inna waluta, wymagają one przeliczenia i dostosowania, np. do poziomu cen. Dostosowanie nie zawsze jest konieczne, np. gdy podajemy jako ciekawostkę, ile milionów euro firma wydaje na środki ochrony indywidualnej. Będzie to jednak konieczne, jeśli szkolenie dotyczy rozliczeń utargu kasowego czy naliczania premii.

W naszych projektach lokalizacyjnych uwzględnialiśmy też lokalne przepisy związane m.in. z prawem pracy, limitami sprzedaży niektórych artykułów, zasadami reklamacji, kontroli organów państwowych itp.

‍

W obu przypadkach konieczne mogą okazać się zmiany w mechanizmach szkolenia (np. ćwiczeniach) czy multimediach (np. animacjach). To zaś wymaga biegłości w obsłudze oprogramowania do produkcji szkoleń, np. Articulate Storyline oraz znajomości zasad działania oryginalnego szkolenia.  

‍

Zdarza się, że w różnych krajach ta sama organizacja stosuje różne urządzenia. Przykładem niech będą kasy samoobsługowe. W niektórych państwach możemy zapłacić w nich gotówką, w innych tylko kartą. W szkoleniu muszą być uwzględnione takie różnice, aby odbiorcy otrzymali materiał dostosowany do warunków ich pracy.  

‍

Wszystkie te działania – zaangażowanie redaktora merytorycznego na dwóch etapach, uwzględnienie specyfiki kraju oraz dostosowanie wyglądu i działania ekranów szkolenia – składają się na lokalizację szkolenia e-learningowego. Należy rozważyć, czy to działanie będzie projektem dotyczącym kilku szkoleń czy procesem, który będzie musiał być realizowany ciągle dla wszystkich powstających treści e-learningowych.  

‍

W pierwszym przypadku ważne jest dokładne zdefiniowanie zakresu prac, który, jak pisałem powyżej, nie może ograniczać się do usługi tłumaczenia. I jak to bywa w zarządzaniu projektami – na podstawie dobrze zdefiniowanego zakresu będziemy mogli rzetelnie oszacować harmonogram i budżet. Warto wówczas ocenić, czy lepiej dostosowywać istniejące szkolenie, czy przygotować nowe, od podstaw, zachowując np. tylko szablon graficzny.  

‍

W drugim przypadku, czyli licznych szkoleń wymagających dostosowania do różnych krajów i języków, do przemyślenia jest cały proces lokalizacji – podejście metodyczne, dobór narzędzi (w tym narracji), przygotowanie i wersjonowanie plików źródłowych, proces konsultacji ze specjalistami z krajów oraz udostępnianie, utrzymanie i aktualizacja.  

Mamy szkolenia i co dalej

Szkolenie e-learningowe dla danego kraju czy języka jest gotowe. Wszystkie napisy są przetłumaczone, narracja zsynchronizowana, przepisy prawne uwzględnione, a dla zapewnienia jakości materiał przeglądali na kilku etapach specjaliści merytoryczni i techniczni. Warto uświadomić sobie, że w praktyce powstaje kilka czy nawet kilkanaście osobnych plików dla danego szkolenia. O co jeszcze należy zadbać? O udostępnienie oraz utrzymanie i aktualizację.  

‍

Udostępnienie to zamieszczenie szkoleń (zazwyczaj są to technicznie rzecz biorąc osobne pakiety SCORM) na platformie e-learningowej (LMS) i zarządzanie dostępem do nich. Osoby administrujące platformą i odpowiedzialne za szkolenia w organizacji powinny rozstrzygnąć:

‍

• Czy każdy pracownik może wybrać dowolną wersję językową?  
• Czy któraś z nich jest dla niego obowiązkowa i wymaga zaliczenia?  
• Czy szkolenia będą uporządkowane według tematów czy języków?

‍

Wspomniałem, że wersje dla różnych języków są zazwyczaj osobnymi plikami. Oznacza to dodatkowe wyzwania związane z tym, aby przechowywać komplet plików źródłowych. Będą one konieczne, gdy w szkoleniu trzeba będzie wprowadzić aktualizacje dotyczące zmian prawnych.  

‍

Podsumowanie

Tłumaczenie nie wystarczy, gdy chcemy przekazać w szkoleniu e-learningowym treści dla odbiorców z różnych krajów i języków. Potrzebna jest lokalizacja, dzięki której uwzględnimy nie tylko różnice językowe, lecz także prawne czy dotyczące szczegółów działania (np. stosowanych urządzeń). W projekcie lub jeśli skala jest większa, w procesie lokalizacji musimy uwzględnić zaangażowanie różnych osób oraz czas potrzebny na tłumaczenie, redakcję, przegląd, opracowanie ekranów, multimediów w tym narracji, a na końcu również sposób przekazania użytkownikom i użytkowniczkom oraz utrzymywania wersji plików.  

‍

We wszystkich przypadkach warto skonsultować zarządzanie projektem lub zlecić przynajmniej część prac dostawcy, który wie, co kryje się pod pojęciem lokalizacja. Chętnie pomożemy, bo mamy za sobą sporo projektów tego rodzaju. Zapraszamy do kontaktu z nami.  

‍